Quy trình nhập khẩu bằng đường biển

Hàng hóa vận chuyển đường biển rất phổ biến hiện nay, tùy theo từng loại hàng hóa thì quy trình nhập khẩu bằng đường biển có thể trải qua nhiều bước khác nhau. Về cơ bản, hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển sẽ trải qua các bước sau:

1. Đặt booking

Sau khi ký kết hợp đồng với nhà xuất khẩu, đưa ra các thỏa thuận về trách nhiệm các bên và lựa chọn được đơn vị vận tải phù hợp bạn sẽ tiến hành đặt booking hãng tàu.

Vào mùa cao điểm các chỗ trên hãng tàu thường hết chỗ trước 1 tuần, dẫn đến thiếu container rỗng để chứa hàng, vì vậy cần booking sớm cho hãng tàu. Nếu bạn thuê FWD thì bạn cung cấp thông tin cho FWD để FWD  gửi Booking request. học tin học văn phòng

Các thông tin cần cung cấp để lấy booking:

- Cảng đi (Port of Loading)

- Chuyển tải (Transhipment)

- Cảng đến (Port of Discharge)

- Tên hàng, trọng lượng

- Thời gian tàu chạy (ETD)

- Thời gian đóng hàng

Doanh nghiệp, cá nhân cần cung cấp cho FWD các thông tin về hàng hóa, hay loại cont, kích cỡ, nhiệt độ, độ thông gió để lựa chọn loại container phù hợp.

2. Kiểm tra thông tin và xác nhận Booking

Trước khi xác nhận booking cho hãng tàu, FWD sẽ gửi lại cho chủ hàng thông tin booking. Bạn cần kiểm tra các thông tin có chính xác hay phù hợp với yêu cầu của bạn hay không. Các thông tin bạn cần lưu ý: Cảng đi, cảng đến, loại và kích cỡ container (Cont khô hay lạnh, loại cao hay thường, loại 20′ hay 40′), các thông số kỹ thuật trong container.

Tham khảo: Kích thước container tiêu chuẩn 10, 20, 40, 45, 50 feet

Một số thông tin mà nhà nhập khẩu có thể bỏ qua vì nhà xuất khẩu đã lên kế hoạch sắp xếp trước đó như: Hạn nộp thông tin làm B/L (Cut off SI), giờ cắt máng (Cut off CY); nơi lấy rỗng; nơi hạ container đầy,…Nếu có bất cứ sai sót nào, bạn yêu cầu bên cấp booking chỉnh sửa lại thông tin và gửi lại cho bạn cho đến khi đạt yêu cầu của bạn.

Tham khảo: Cách tra cứu container online chính xác, dễ dàng

3. Theo dõi và kiểm soát quá trình đóng hàng

Khi bạn là người chủ động nhập hàng, nếu bên xuất khẩu hay FWD không cập nhật thông tin về lộ trình đóng hàng, bạn yêu cầu các bên cập nhật thông tin thường xuyên. Nhà nhập khẩu lưu ý các thông tin:

Yêu cầu chụp ảnh (Video) đóng hàng định khoản nguyên lý kế toán

Bạn cần xác nhận hàng hóa của bạn được đóng hàng có phù hợp với tính chất hàng hóa, có khả năng ảnh hưởng trong quá trình vận chuyển như độ chắc chắn, khả năng va chạm,…

Yêu cầu ảnh chụp container rỗng

Bạn cần đảm bảo cont rỗng không vấn đề hư hại gì, vì mọi chi phí phát sinh sửa chữa container sẽ bị hãng tàu thu của bạn khi bạn trả container rỗng tại Việt Nam. Đối với hàng lạnh phải chụp bảng nhiệt độ, nếu cần thiết, bạn có thể yêu cầu họ gắn thêm con Chip điện tử trong container, để theo dõi nhiệt độ khi vận chuyển. Nếu tàu bị delay trước khi đóng hàng, yêu cầu phải cập nhật thông tin để bạn biết và chủ động xử lý chứng từ liên quan của lô hàng.

4. Kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu

Các chứng từ xuất nhập khẩu là bắt buộc để phục vụ quá trình làm thủ tục hải quan, đồng thời yêu cầu đối tác cấp các chứng từ, giấy tờ cần thiết.

Trong quá trình tiến hành, bạn đề nghị họ gửi các bản nháp (Draft) kể cả vận đơn đường biển (B/L) để kiểm tra kỹ các thông tin xem đã khớp hay chưa? Khi sai 1 lỗi rất nhỏ, lô hàng của bạn có thể gặp rắc rối lớn từ phía Hải quan, cơ quan Nhà nước.

Nếu mọi thứ đã được duyệt đầy đủ. Xác nhận với họ để tiến hành các bước tiếp theo cho tới khi bạn nhận được bản scan gốc.

Có một điểm lưu ý đặc biệt là bạn cần dựa vào lịch trình thời gian tàu chạy. Để chủ động yêu cầu các Deadline cho từng chứng từ, đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.

Nhiều trường hợp tàu đã về Việt Nam nhưng các chứng từ, chứng nhận của lô hàng vẫn chưa hoàn tất. Gây trì hoãn việc lấy hàng, rất mất thời gian và chi phí cho bạn.

5. Nhà nhập khẩu nhận được thông báo khi hàng đến

Trước ngày tàu cập ít nhất 1 ngày bạn sẽ nhận được thông báo hàng đến từ phía hãng tàu hay đại lý.

Thông báo hàng đến (ARRIVAL NOTICE) là giấy thông báo chi tiết của Hãng tàu; Đại lý giao nhận thông báo cho bạn biết thời gian lô hàng của bạn dự kiến sẽ cập bến. Các thông tin trên thông báo hàng đến có phần tương tự các thông tin trên Bill. (Tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, mô tả hàng hóa,…).

Ngoài ra còn có các phụ phí (Local charges) được ghi rõ trên đó.

Giấy thông báo hàng đến – arrival notice

Sau khi kiểm tra thông tin trên thông báo hàng đến, bạn tiến hành lấy lệnh giao hàng (D/O). Để lấy được bộ lệnh giao hàng từ hãng tàu hoặc đại lý, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ theo yêu cầu.

Đối với hợp đồng thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), khi đến hãng tàu nhận bộ lệnh giao hàng bạn phải mang vận đơn gốc có ký hậu của ngân hàng.

Thông thường, bộ lệnh giao hàng có 4 bản do hãng tàu cung cấp để người nhận hàng làm giấy cược container, gia hạn, đối chiếu Manifest và in phiếu giao nhận container.

Giấy EIR và giấy mượn container:

Đối với hàng FCL là loại hàng giao thẳng, giao nguyên container thì bạn phải làm giấy mượn container. Bằng cách điền vào giấy cam kết mượn container của hãng tàu. Sau đó đóng phí cược container theo quy định của mỗi hãng tàu.

Số tiền này được hãng tàu hoàn trả lại nếu khi trả container về bãi, khi tình trạng container vẫn tốt như lúc mượn. Hoặc sẽ bị trừ bớt để hãng tàu sửa chữa container bị hư hỏng. Trên lệnh giao hàng sẽ được đóng dấu là “HÀNG GIAO THẲNG”.

Nhân viên giao nhận còn phải đối chiếu B/L với các thông tin trong D/O để đảm bảo thông tin chính xác. Nếu phát hiện sai sót, nhân viên giao nhận sẽ phải yêu cầu hãng tàu sửa chữa và đóng dấu “CORRECT” vào chỗ đã sửa. Nếu không sẽ dẫn đến rắc rối khi làm thủ tục hải quan và nhận hàng tại cảng.

Đối với hàng FCL là hàng rút ruột tại cảng thì trên D/O sẽ được đóng dấu “HÀNG RÚT RUỘT”. Và được ghi rõ ngày hết hạn.

Lưu ý:

Bạn cần chú ý kiểm tra ngày hết hạn lệnh trên lệnh giao hàng. Trường hợp nếu kế hoạch làm hàng tại cảng kéo dài vượt quá thời hạn ghi trên lệnh. Bạn phải lên hãng tàu/ đại lý hãng tàu đóng tiền để gia hạn lệnh. Sau khi gia hạn lệnh xong thì bạn mới làm được các thủ tục tiếp theo để kéo hàng về kho.

Việc lấy lệnh có thể đóng tiền mặt hay chuyển khoản đều được. Đối với số tiền lệnh lớn thì nên chuyển khoản để tránh rủi ro. Các trường hợp gấp thì bạn nên ưu tiên thanh toán bằng tiền mặt để lấy được ngay lệnh giao hàng.

6. Đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng:

Dựa vào loại hàng, căn cứ mã HS code,.. Và các quy định của Nhà nước để bạn chuẩn bị cần đăng ký những thủ tục gì để được cấp các chứng nhận liên quan.

7. Khai báo hải quan hàng nhập:

Chuẩn bị chứng từ là khâu quan trọng nhất trong quá trình làm thủ tục hải quan. Việc chuẩn bị chứng từ sớm và chuẩn xác sẽ đóng góp đế 95% tiến độ khai báo hải quan. Cũng như tiết kiệm chi phí hải quan cho doanh nghiệp bạn.

Xác định những việc cần làm đối với 1 lô hàng nhập khẩu:

Bước này có nghĩa là khi lô hàng của bạn nhập khẩu về, bạn cần xác định trước là mặt hàng cần nhập là gì? Tham khảo trước mã HS (HS code) cho hàng hóa, thuế nhập khẩu là bao nhiêu? Có được hưởng ưu đãi hay không, những thủ tục và công việc nào cần làm khi lô hàng về tới Việt Nam?

Chuẩn bị bộ hồ sơ, chứng từ khi hàng về tới Việt Nam. Sau khi nhận được thông báo hàng đến, lúc này bạn cần chuẩn bị những chứng từ để làm thủ tục cho lô hàng.

Lưu ý: Một số mặt hàng nhập khẩu yêu cầu cần phải có giấy phép, chứng nhận đặc thù,… của các bộ ngành liên quan. Bạn cần tìm hiểu kỹ các loại chứng từ này và gấp rút hoàn thành sớm để lô hàng được “Giải phóng”.

Lên tờ khai hải quan:

Nhờ sự phát triển của công nghệ, hiện nay chúng ta không còn phải khai báo hải quan bằng hồ sơ giấy rất chậm chạp và nhọc nhằn như trước nữa.

Thay vào đó, chúng ta có thể khai báo qua mạng qua hệ thống khai báo hải quan điện tử. Trong đó, phần mềm hải quan điện tử được sử dụng phổ biến nhất là ECUS5 – VNACCS.

Ngoài chứng từ ra, đặc biệt cần lưu ý là chữ ký số dùng để đăng nhập và truyền tờ khai trên phần mềm khai hải quan điện tử.

Doanh nghiệp chưa có hoặc chữ ký số gặp trục trặc thì cách giải quyết tốt nhất là trả phí khai đại lý hải quan để kịp tiến độ lô hàng. Nhưng về lâu dài thì cần có chữ ký số để tránh phát sinh các chi phí.

Khi đã có chữ ký số và bộ chứng từ đầy đủ cần thiết, cần kiểm tra chứng từ thật kỹ. Việc kiểm tra được thực hiện để xem xét sự thống nhất, chính xác của các chứng từ hay số liệu. Nhất là việc hợp lệ của C/O – để được miễn giảm thuế.

Hơn nữa phải xem xét để áp mã HS một cách chính xác nhất có thể cho lô hàng. Tránh trường hợp bị bác bỏ mã HS thì sẽ không được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu. Một khâu nhìn có vẻ đơn giản nhưng ảnh hưởng khá nhiều đến giá trị lô hàng của bạn.

Tiến hành lên tờ khai bằng cấp đăng nhập vào phần mềm khai hải quan. Điền các thông tin theo như yêu cầu và cắm chữ ký số vào để truyền tờ khai chính thức lên hệ thống. Khi tờ khai được truyền chính thức thành công lên hệ thống cũng đồng nghĩa việc trên hệ thống hải quan đã có thông tin tờ khai này.

Sau khi truyền xong, tờ khai được xuất ra sẽ được phân vào 3 luồng:

+ Luồng Xanh: Tờ khai được phân số 1

+ Luồng Vàng: Tờ khai được phân số 2.

+ Luồng Đỏ: Khi tờ khai được phân số 3 .

+ Tờ khai đã được thông quan

Lưu ý:

Việc lên tờ khai chính thức rất quan trọng, yêu cầu thông tin chính xác, số liệu thực tế nhất. Một số trường hợp khai sai có thể sửa được, nhưng có những trường hợp phải hủy tờ khai. Điều này sẽ dẫn đến việc phát sinh chi phí cũng như rắc rối cả trước, sau khi hoàn thành thủ tục cho lô hàng.

Việc hủy tờ khai nhiều, có thể ảnh hưởng xấu đến kết quả phân luồng của những tờ khai sau này.

Đóng thuế và làm thủ tục hải quan thực tế tại cảng

Sau khi tờ khai được phân luồng, số tiền thuế sẽ được hiển thị trên tờ khai dù là luồng xanh, đỏ, hay vàng. (Trừ một số trường hợp được hưởng chính sách miễn thuế).

Số tiền thuế này được hiển thị trên trang đầu tiên của tờ khai và được phân thành các mục cụ thể:

- Thuế Nhập Khẩu

- Thuế GTGT

- Tổng tiền thuế phải nộp

=> Đây là căn cứ để đóng số tiền thuế chính xác.

Số tiền thuế có thể tính toán gần chính xác trước khi lên tờ khai. Phụ thuộc vào mã HS, thuế nhập khẩu, VAT và miễn giảm thuế khi có C/O. Việc tính toán trước số tiền thuế phải nộp, giúp DN chủ động hơn khi tính các chi phí.

Lưu ý:

Thông thường, việc đóng thuế được thực hiện sau khi tờ khai được phân luồng và thực tế hàng đã về cảng. Tùy thuộc tính chất của lô hàng mà DN quyết định đóng trước hay sau khi làm thủ tục tại cảng.

Số tiền thuế có thể chuyển khoản hay đóng tiền mặt, nhưng để nhanh chóng thì bạn nên đóng tiền mặt. Tránh trường hợp thủ tục đã hoàn tất nhưng thuế chuyển khoản mà vẫn chưa vào nên không thể nhận hàng được. Hiện tại tiền thuế có thể đóng tại ngân hàng hoặc ngay tại cảng. (Nơi làm thủ tục hải quan).

8. Mở Và Thông Quan Tờ Khai:

B1: Thủ tục hải quan xuất nhập khẩu

B2: Làm thủ tục hải quan tại cảng

B3: Mở tờ khai

Xuất trình bộ hồ sơ để hải quan xem xét, nếu bộ chứng từ đã hợp lệ. Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.

9. Thanh Lý Tờ Khai:

Sau khi nộp thuế và tờ khai được thông quan thì bạn có thể in mã vạch tại đây. https://www.customs.gov.vn/SitePages/ContainerBarcodeReceiver.aspx. Điền các thông tin theo yêu cầu.

Tham khảo thêm: Tổng hợp các loại chi phí vận tải đường biển

10. Điều Xe Vận Chuyển Hàng Về Kho:

Sau khi thanh lý xong, bạn tới phòng thương vụ cảng, cầm D/O (Còn hạn) để đóng tiền in phiếu nâng container. (Phiếu EIR). Giao cho tài xế 1 số chứng từ như phiếu EIR, D/O, giấy mượn container về kho riêng. Để tài xế trình hải quan giám sát cổng và tiến hành lấy container ra khỏi cảng chở về kho.

11. Rút Hàng Và Trả Container Rỗng

Sau khi xe về tới kho, bạn chú ý kiểm tra kỹ các thông tin sau:

– Seal: Kiểm tra xem có khớp với seal trên Vận đơn (Bill) hay không? Còn nguyên Seal có dấu hiệu cắt hay chắp vá gì không? Sau đó chụp hình lại trước khi cắt Seal.

– Chụp mặt ngoài và mặt trong, ván sàn, 2 cánh cửa container, ván sàn, lỗ thông gió, chuôi cắm điện nhằm xác định tình trạng container trước. Trường hợp container bị hư hại sau khi rút hàng, sẽ biết rõ chi phí sửa chữa đó bên nào chịu.

– Lột tem nguy hiểm (Nếu là hàng nguy hiểm) trước khi trả container rỗng theo quy định của hãng tàu. Nếu không sẽ bị phạt tiền.

Sau khi rút hàng xong, tài xế sẽ mang container trả về cảng hoặc ICD, theo chỉ định được ghi rõ trên giấy mượn container.

12. Lưu Trữ Hồ Sơ Và Chứng Từ:

Tất cả bộ chứng từ cần được lưu trữ, bảo quản cẩn thận. (Để đối chiếu sau này có phát sinh, khiếu nại. Phục vụ kiểm tra của các cơ quan liên quan như cơ quan thuế, hải quan…)

Lô hàng hoàn thành thủ tục hải quan khi đã qua khoảng thời gian kiểm tra sau thông quan. Không phải cứ lấy hàng về tới kho, đã xuất xong thì tờ khai đã thông quan!

Hiện tại, chính sách Nhà nước đang đơn giản hóa ở giai đoạn thông quan hàng hóa. Nhằm giảm bớt chi phí, thời gian lưu kho bãi cho DN tại cửa khẩu. Mặt khác là giảm áp lực cho cơ sở hạ tầng. Việc kiểm tra sau khi thông quan để kiểm tra lại xem doanh nghiệp có tuân thủ; thực hiện thủ tục hải quan của bạn.

Các thông tin chi tiết về khai báo hải quan, vận tải quốc tế đường biển, các bạn hãy liên hệ trực tiếp cho công ty Lacco theo địa chỉ hotline: 0906 23 55 99 hoặc email: info@lacco.com.vn để được đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của Lacco hỗ trợ chi tiết.