Hướng dẫn quy trình đóng hàng tại cảng chi tiết

Trong chuỗi logistics quốc tế, đóng hàng tại cảng là một trong những bước quan trọng nhất, quyết định đến chất lượng hàng hóa, chi phí vận chuyển và uy tín của doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Nếu khâu này được thực hiện đúng quy trình, hàng hóa sẽ được bảo quản tốt, hạn chế tối đa hư hỏng, tránh phát sinh chi phí và đảm bảo đúng tiến độ giao hàng.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận và vận tải quốc tế, Lacco Logistics xin chia sẻ chi tiết quy trình đóng hàng tại cảng tiêu chuẩn, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hoạt động này và chủ động trong công tác xuất nhập khẩu.

1. Quy trình đóng hàng tại cảng là gì?

Đóng hàng tại cảng (Container Stuffing at Port) là quá trình xếp hàng hóa vào container tại kho bãi của cảng (CY hoặc CFS) trước khi container được niêm phong và đưa lên tàu.
Khác với việc đóng hàng tại kho của doanh nghiệp, quy trình này được thực hiện dưới sự giám sát của nhân viên cảng, hãng tàu hoặc hải quan, giúp đảm bảo an toàn, chính xác và tuân thủ quy định vận chuyển quốc tế.

Việc lựa chọn đóng hàng tại cảng thường áp dụng trong các trường hợp:

- Doanh nghiệp không có kho bãi hoặc thiết bị đóng hàng đạt tiêu chuẩn.

- Hàng hóa được gom từ nhiều đơn vị khác nhau (hàng lẻ - LCL).

- Cảng hoặc hãng tàu yêu cầu kiểm soát chất lượng, trọng lượng hoặc an toàn hàng hóa trước khi lên tàu.

2. Chuẩn bị chứng từ và kế hoạch đóng hàng

Trước khi hàng hóa được đưa đến cảng, doanh nghiệp cần hoàn thiện bộ chứng từ cần thiết, bao gồm:

- Booking Note (Phiếu đặt chỗ tàu) do hãng tàu cung cấp.

- Shipping Instruction (SI) – hướng dẫn giao hàng cụ thể.

- Commercial Invoice, Packing List, Tờ khai hải quan đối với hàng xuất khẩu.

- Giấy giới thiệu hoặc ủy quyền cho nhân viên hoặc đơn vị logistics làm thủ tục tại cảng.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lập kế hoạch đóng hàng chi tiết, bao gồm:

- Loại container (20’, 40’, HC...).

- Thời gian dự kiến đóng hàng.

- Phương tiện vận chuyển hàng đến cảng.

- Xác định thời hạn cut-off (hạn cuối nhận hàng) do hãng tàu quy định.

- Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp tránh phát sinh phí lưu bãi, chậm tiến độ hoặc bị từ chối xếp hàng lên tàu.

3. Vận chuyển hàng đến cảng

Vận chuyển hàng từ kho đến cảng

Sau khi hoàn thiện chứng từ, hàng hóa được vận chuyển từ kho của doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp đến bãi CFS hoặc CY của cảng.
Tại cổng cảng, lái xe cần xuất trình Lệnh giao hàng (DO) hoặc Phiếu hạ rỗng (EIR) để được phép đưa hàng vào khu vực đóng. Ở bước này, đơn vị vận chuyển như Lacco Logistics thường hỗ trợ khách hàng trong việc:

Đặt lịch với cảng, hãng tàu và hải quan.

Điều phối xe container phù hợp với thời gian làm hàng.

Theo dõi hành trình vận chuyển nội địa, đảm bảo hàng đến cảng đúng thời gian quy định.

Kiểm tra container trước khi đóng hàng

Trước khi xếp hàng, việc kiểm tra container là bước bắt buộc để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt hành trình.

Cần kiểm tra kỹ các yếu tố:

Vỏ container không bị thủng, rách, biến dạng.

Sàn container sạch, khô ráo, không dính dầu hoặc hóa chất.

Cửa, bản lề, gioăng cao su kín khít, đóng mở dễ dàng.

Số container và số seal trùng khớp với chứng từ cấp container.

Nếu phát hiện lỗi, chủ hàng cần lập biên bản với nhân viên cảng để đổi container khác. Việc bỏ qua khâu này có thể gây thiệt hại lớn khi hàng bị ẩm mốc hoặc rò rỉ nước trong quá trình vận chuyển đường biển.

Tiến hành đóng hàng tại cảng

Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quy trình đóng/ xếp dỡ hàng hóa tại cảng. Tùy theo loại hàng, hình thức đóng, các bước sẽ được thực hiện như sau:

- Hàng thùng carton, bao, pallet: xếp so le, chèn chặt, tránh khoảng trống.

- Hàng máy móc, thiết bị nặng: dùng xe nâng, dây chằng, gỗ kê để cố định trọng tâm.

- Hàng dễ vỡ, hàng nguy hiểm: tuân thủ quy chuẩn IMDG Code, có vật liệu chống sốc, chống ẩm.

- Giám sát và ghi nhận

Trong quá trình đóng, luôn có sự giám sát của đại diện chủ hàng, hãng tàu hoặc hải quan (nếu cần). Các thông tin được ghi nhận gồm: thời gian bắt đầu – kết thúc, phương tiện sử dụng, tình trạng hàng hóa, số seal niêm phong... Tất cả được lập thành biên bản đóng hàng (Stuffing Report) để lưu trữ.

- Niêm phong container

Sau khi hoàn tất, nhân viên sẽ niêm phong bằng seal hãng tàu hoặc seal hải quan. Mỗi seal có mã số riêng để đảm bảo container không bị mở trong quá trình vận chuyển.

Cân trọng lượng container (VGM)

Theo quy định quốc tế SOLAS (Safety of Life at Sea), container xuất khẩu phải có khối lượng tổng xác minh (VGM – Verified Gross Mass).
Doanh nghiệp có thể thực hiện bằng:

Phương pháp 1: Cân toàn bộ container sau khi đóng hàng.

Phương pháp 2: Cộng khối lượng hàng + container rỗng.

Sau khi có kết quả, VGM được gửi về hãng tàu để cập nhật thông tin lên hệ thống. Nếu không có VGM, container sẽ không được phép xếp lên tàu.

4. Giao container lên bãi chờ xếp tàu

Container sau khi đóng và niêm phong sẽ được đưa vào khu vực CY – Container Yard. Lúc này:

-Cảng kiểm tra lại seal, số container, thông tin chứng từ.

-Xác nhận container đạt điều kiện để xếp lên tàu theo lịch trình.

-Hãng tàu phát hành EIR (Equipment Interchange Receipt) xác nhận container đã được nhận vào bãi.

Đây cũng là thời điểm đơn vị logistics theo dõi trạng thái container trên hệ thống cảng để đảm bảo container được xếp đúng chuyến, đúng lịch.

5. Lưu ý quan trọng khi đóng hàng tại cảng

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, một sai sót nhỏ trong khâu đóng hàng tại cảng cũng có thể gây ra hậu quả lớn như hư hỏng hàng hóa, phát sinh chi phí lưu bãi hoặc trễ chuyến tàu. Vì vậy, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng những lưu ý quan trọng sau đây để quy trình diễn ra an toàn và hiệu quả:

Tuân thủ thời gian cut-off của hãng tàu

Kiểm tra kỹ chứng từ và thông tin container

Đảm bảo kỹ thuật xếp hàng và phân bổ trọng lượng

Ghi hình và lập biên bản đóng hàng

Có đại diện giám sát trong suốt quá trình đóng hàng

Tại Lacco Logistics, mỗi lô hàng đều có đội ngũ giám sát chuyên nghiệp theo dõi từ khi xe vào cảng đến khi container được niêm phong – giúp khách hàng hoàn toàn yên tâm về chất lượng và tính an toàn của hàng hóa.

6. Lợi ích của việc đóng hàng đúng quy trình tại cảng

Việc đóng hàng đúng kỹ thuật và tuân thủ quy trình chuẩn tại cảng không chỉ đảm bảo an toàn hàng hóa mà còn mang lại nhiều giá trị thiết thực cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu:

Đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hàng hóa

Tối ưu chi phí logistics không đáng có như:

- Phí lưu bãi, lưu container do trễ cut-off.

- Chi phí bồi thường thiệt hại hoặc bảo hiểm do hư hỏng hàng.

- Chi phí làm lại chứng từ do sai thông tin container hoặc seal.

Khi quy trình được tối ưu, doanh nghiệp vừa tiết kiệm thời gian, vừa giảm rủi ro tài chính.

Tăng tốc độ thông quan và giao nhận quốc tế

Nâng cao uy tín và hình ảnh doanh nghiệp

Được hỗ trợ toàn diện khi hợp tác với đơn vị logistics chuyên nghiệp

Tóm lại, việc tuân thủ quy trình đóng hàng tại cảng không chỉ là yêu cầu bắt buộc trong vận tải quốc tế, mà còn là chìa khóa đảm bảo an toàn, tiết kiệm chi phí và duy trì uy tín doanh nghiệp trên thị trường toàn cầu.
Với kinh nghiệm thực tế và đội ngũ chuyên nghiệp, Lacco Logistics luôn đồng hành cùng khách hàng trong từng khâu nhỏ nhất — đảm bảo mỗi lô hàng xuất khẩu đều được vận chuyển an toàn, đúng hẹn và đúng chuẩn quốc tế.

Kết luận

Quy trình đóng hàng tại cảng là một mắt xích không thể thiếu trong chuỗi cung ứng xuất nhập khẩu. Một quy trình được thực hiện đúng kỹ thuật, có giám sát chuyên nghiệp sẽ giúp hàng hóa được bảo quản tốt, tiết kiệm chi phí và đảm bảo đúng tiến độ vận chuyển.

Với gần 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics quốc tế, Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco tự hào là đơn vị uy tín, chuyên cung cấp dịch vụ:

Đóng hàng tại cảng xuất – nhập khẩu

Khai báo hải quan, vận chuyển quốc tế, dịch vụ door-to-door

Lacco cam kết mang đến giải pháp tối ưu – an toàn – hiệu quả cho mọi lô hàng của quý khách hàng. Liên hệ ngay với Lacco Logistics để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết về dịch vụ đóng hàng tại cảng:

- Email: info@lacco.com.vn 

- Hotline: 0906 23 55 99 

- Website: https://lacco.com.vn