Các loại chứng từ xuất nhập khẩu bằng đường biển

Trong giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường biển, các bên chủ hàng cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, chứng từ trong giao – nhận hàng hóa xuất khẩu theo yêu cầu chung của hải quan Việt Nam và quốc tế. Cụ thể:

1. Chứng từ xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, đơn vị xuất khẩu sẽ lựa chọn hình thức vận chuyển theo các điều kiện Incoterm 2020. Đồng thời, cần xuất trình đủ các loại chứng từ cho các bên quản lý có liên quan:

- Chứng từ hải quan

- Chứng từ với cảng và tàu

- Chứng từ khác

1.1. Chứng từ hải quan

Các loại chứng từ hải quản cần chuẩn bị để xuất trình bao gồm:

- Văn bản cho phép xuất khẩu của bộ thương mại hoặc bộ quản lý chuyên ngành (đối với hàng xuất khẩu có điều kiện): 01 bản chính

- Tờ khai hải quan: 02 bản chính tờ

- Hợp đồng mua bán hoặc giấy tờ có giá trị tương đương như hợp đồng: 01 bản sao

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp: 01 bản

-  Bản kê chi tiết hàng hoá: 02 bản chính

1.2. Chứng từ với cảng và tàu

Ðược sự uỷ thác của chủ hàng. Đơn vị giao nhận sẽ liên hệ với cảng và tàu để lo liệu cho hàng hóa được xếp lên tàu. Các chứng từ được sử dụng trong giai đoạn này gồm:

- Chỉ thị xếp hàng (shipping note)

- Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt): chứng từ do thuyền phó phụ trách về gửi hàng cấp cho người gửi hàng hay chủ hàng xác nhận tầu đã nhận xong hàng.

- Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading)

- Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest)

- Phiếu kiểm đếm hàng hóa (Dock sheet & Tally sheet)

- Sơ đồ xếp hàng (Ship’s stowage plan)/ Bản vẽ vị trí sắp xếp hàng trên tầu

1.3. Chứng từ xuất khẩu khác

Bên cạnh một số chứng từ quan trọng cần phải xuất trình, khi xuất khẩu hàng hóa các bạn cần phải lưu ý và chuẩn bị một số chứng từ quan trọng theo điều kiện nhập khẩu của một số quốc gia hoặc bảo vệ quyền lợi của bên xuất khẩu. Cụ thể các chứng từ cần chuẩn bị gồm: thanh toán... Trong đó có thể đề cập đến một số chứng từ chủ yếu sau:

- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)

- Hoá đơn thương mại (Commercial invoice)

- Phiếu đóng gói (Packing list)

- Giấy chứng nhận số lương/trọng lượng (Certificate of quantity/weight)

- Chứng từ bảo hiểm

2. Chứng từ phát sinh khi giao nhận hàng nhập khẩu

Trong quá trình nhập khẩu hàng hóa, nếu đơn vị vận chuyển phát hiện số lượng hoặc chất lượng hàng hóa cho bấn đề thì cần nhanh chóng cần làm hồ sơ để được bồi thường từ bên bảo hiểm. Để khiếu nại, đơn vị giao nhận cần chuẩn bị các thủ tục sau:

- Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report on receipt of cargo- ROROC)

- Biên bản kê khai hàng thừa thiếu (Certificate of shortlanded cargo- CSC)

- Biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ (Cargo outum report- COR)

- Biên bản giám định phẩm chất thực tế của hàng hóa (Survey report of quality)

- Biên bản giám định số trọng lượng

- Biên bản giám định của công ty bảo hiểm

- Thư khiếu nại

- Thư dự kháng.......... (Letter of reservation).

Lưu ý, trong các Hợp đồng xuất nhập khẩu, việc giao nhận hàng hóa chỉ thực hiện được khi hoạt động này chính thức diễn ra. Hợp đồng xuất nhập khẩu là hợp đồng thay đổi quyền sở hữu song quyền sở hữu di chuyển như thế nào phải cần đến giao nhận và vận tải.

Để đảm bảo việc giao nhận hàng hóa diễn ra thuận lợi, nhanh chóng các đơn vị xuất khẩu cần nắm được đầy đủ những loại chứng từ này để chuẩn bị đầy đủ. Hoặc các bạn có thể nhận từ vấn từ các đơn vị Giao nhận vận tải quốc tế bằng đường biển uy tín để được tư vấn đầy đủ, chính xác.

Trên đây là những chia sẻ sơ bộ về các chứng từ cần chuẩn bị để thực hiện giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển. Để hiểu rõ chi tiết hoặc hỗ trợ xin các loại giấy phép chuyên ngành theo quy định đối với từng loại hàng hóa cụ thể, các bạn hãy liên hệ trực tiếp đến hotline: 0906 23 5599 hoặc Công ty giao nhận vận tải quốc tế Lacco để được đội ngũ chuyên viên chuyên nghiệp tư vấn cụ thể.

Chi tiết liên hệ:

Hotline: +84906 23 55 99

Email: info@lacco.com.vn

Website: https://lacco.com.vn/