Quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu của Công ty Lacco
Hàng FCL nhập khẩu là hình thức rất phổ biến trong giao nhận vận tải hiện nay. Quy trình giao nhận hàng cũng được thực hiện theo trình tự nghiêm ngặt, Vậy tại công ty Lacco, Quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu được thực hiện như thế nào, có bao nhiêu bước?
Mục lục
Quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu của Công ty Lacco
Bước 1: Đại lý của hãng tàu gửi giấy báo hàng đến cho công ty nhập khẩu
Bước 4: Đổi lệnh ở cảng và lấy hàng hóa
Bước 5: Lái xe nhận phiếu giao nhận (Equipment Interchange Receipt – EIR) để đi lấy hàng hóa
Bước 6: Lái xe trả vỏ container rỗng về bãi container
Bước 7: Nhân viên đi lấy lệnh lên hãng tàu lấy tiền cược vỏ container
Hàng FCL nhập khẩu là gì?
FCL nhập khẩu được hiểu là hàng hóa được nhập khẩu với số lượng lớn và chuyển hàng nguyên container về Việt nam (tiếng Anh: Full container load, viết tắt: FCL) có nghĩa người gửi hàng có trách nhiệm đóng hàng và người nhận hàng có trách nhiệm dỡ hàng khỏi container. Các mặt hàng thường là đồng nhất (giống nhau) đủ đóng 1 container thì đây là phương án hiệu quả kinh tế nhất. Hình thức này được sử dụng vô cùng phổ biến trong hoạt động. Hình thức này được ưa chuộng trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa quốc tế.
Như vậy, đơn vị xuất khẩu sẽ có nhiệm vụ đóng hàng hóa vào container và container cho đơn vị vận chuyển. Đơn vị vận chuyển hànghóa đến đơn vị nhập khẩu và đơn vị này sẽ có nhiệm vụ lấy hàng và trả lại container để đơn vị vận chuyển đưa trở về trả lại cho nhà xuất khẩu.
Với vai trò là đơn vị vận chuyển hàng nhập khẩu hàng hóa phục vụ cho khách hàng, Công ty Cổ phần giao nhận vận tải quốc tế Lacco sẽ thực hiện quy trình giao nhận hàng FCL như thế nào?
Quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu của Công ty Lacco
Bước 1: Đại lý của hãng tàu gửi giấy báo hàng đến cho công ty nhập khẩu
Đại lý hãng tàu sẽ gửi cho Consignee Giấy báo hàng đến (AN) trước ngày tàu cập bến từ 2 đến 3 ngày để thông báo cho khách hàng biết ngày hàng đến, thông tin về lô hàng, cảng đến, chuẩn bị các tất cả giấy tờ và chi phí phù hợp để lấy hàng. Người nhập khẩu thuê công ty FORWARDER làm các thủ tục để nhận hàng.
Bước 2: Lấy lệnh của hãng tàu
Sau khi hãng tàu thông báo có điện giao hàng thì công ty sẽ báo cho nhân viên đi lấy lệnh giao hàng. Có 2 trường hợp:
+ Nếu lấy lệnh bằng Bill gốc (Bill of lading) thì nhân viên cầm Bill gốc, thông báo hàng đến, giấy giới thiệu, CMTNN, tiền đóng phí local charge để lên hãng tàu lấy lệnh;
+ Trong trường hợp nếu lấy lệnh bằng Bill surrender thì nhân viên đi mang theo giấy giới thiệu (có đóng dấu của 24 công ty nhập khẩu), giấy báo hàng đến, điện giao hàng từ đầu nước ngoài gửi cho hãng tàu, chứng minh thư nhân dân photo.
Khi đến hãng tàu, nhân viên công ty xếp chứng từ vào khay của quầy phát lệnh và đợi khi nhân viên hãng tàu gọi tên thì được lấy lệnh và giao dịch. Nộp tiền các khoản phí (phí D/O, phí THC,…) bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ở quầy kế toán . Nhân viên kế toán hãng tàu sẽ xuất hóa đơn Local charge (liên hồng). Cầm liên hồng quay lại quầy phát lệnh để nhân viên phát lệnh hãng tàu phát cho mình 2-3 lệnh giao hàng. Nếu là hàng FCL, nhân viên tiến hành đóng thêm thủ tục cược vỏ container.
Trên tờ giấy mượn container sẽ có thông tin sau: công ty cược container (có thể là Forwarder/ chủ hàng); số bill; tên tàu; số chuyến; tên người liên lạc; số điện thoại người liên lạc; số tiền cược (bằng chữ/ bằng số) phụ thuộc vào loại container gì container 20’,container 40’, container lạnh, loại hàng (nặng, nhẹ, thông thường).
Có 2 trường hợp cược cont:
- Cược container về kho riêng: kéo container ra khỏi cảng và trả về kho riêng của khách hàng
- Cược container rút ruột tại cảng: Khách hàng hoặc Forwarder bố trí xe vào cảng và lấy hàng tại cảng
Tham khảo: Phân loại container – Quy trình gửi hàng FCL và LCL
Bước 3: Tiến hành thủ tục thông quan Hải quan Bộ phận mở tờ khai Hải quan thực hiện khai báo tờ khai hải quan.
a. Nhân viên chứng từ sẽ khai báo thông tin nhập khẩu, khai báo trên phần mềm ECUS5 – VNACCS. Hệ thống sẽ cấp số tờ khai và phản hồi thông tin cho người khai báo trên màn hình.
b. Người khai báo sẽ kiểm tra lại các thông tin khai báo và các thông tin liên quan mà hệ thống ECUS5-VNACCS tính toán tự động trả về. Khi kiểm tra đúng thông tin thì khai chính thức để đăng ký nhập khẩu cho hệ thống. Nếu không có bất ký sai sót nào thì hệ thống hiện ra số tờ khai tự đông và phân luồng cho lô hàng. Số tờ khai có 12 số, tùy thuộc vào lô hàng đó là lô hàng 25 xuất khẩu thì 3 chữ số đầu sẽ là 300,301,302 hay nhập khẩu sẽ có 3 số đầu 100,101,102.
Trong tờ khai sẽ hiển thị đầy đủ thông tin của người xuất khẩu, người nhập khẩu, hàng hóa, mã loại hàng, kết quả phân luồng, số tiền thuế phải nộp…
Xác định tờ khai thuộc luồng gì: Luồng xanh: chỉ cần cung cấp giấy tờ cho Hải quan để thông quan tờ khai và đi lấy hàng Luồng vàng: Hải quan kiểm hồ sơ của lô hàng, bao gồm:
- Tờ khai hàng hóa nhập khẩu theo các chỉ tiêu thông tin tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư số 38/2015/TT-BTC
- Hóa đơn thương mại
- Giấy phép nhập khẩu đối với hàng hóa phải có giấy phép nhập khẩu
- Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc Giấy thông báo kết quả kiểm tra của cơ quan kiểm tra chuyên ngành theo quy định của pháp luật
- Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa hoặc Chứng từ tự chứng nhận xuất xứ)
- Giấy giới thiệu Luồng đỏ: Ngoài việc xuất trình đầy đủ bộ chứng từ gốc Hải quan, Hải quan sẽ tiến hành kiểm hóa thực tế hàng hóa với mức độ kiểm tra thực tế lô hàng. Kiểm tra chứng từ: đội tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ lô hàng. Sau khi kiểm tra xong sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ sang đội kiểm hóa. Căn cứ vào tình hình lô hàng, chứng từ của lô hàng, rủi ro trên hệ thống, nghi vấn của lãnh đạo mà sẽ có 2 trường hợp kiểm hóa Kiểm tra thực tế 10% lô hàng: Doanh nghiệp xuất trình 10% hàng hóa để hải quan kiểm tra.
Kiểm tra thực tế toàn bộ lô hàng: Doanh nghiệp xuất trình toàn bộ hàng hóa để hải quan kiểm tra. Thường là đối với hàng hóa có chủ hàng nhiều lần vi phạm pháp luật về hải quan sẽ có khả năng cao bị luồng đỏ Sau khi hồ sơ hải quan của doanh nghiệp được chuyển qua đội kiểm hóa và được lãnh đạo đề xuất trên hệ thống kiểm tra bao nhiêu %. Hải quan kiểm hóa sẽ mang hồ sơ xuống để kiểm tra thực tế hàng hóa .Sau đó sẽ lập biên bản kiểm tra thực tế hàng hóa. Rồi căn cứ vào mức độ sai phạm của lô hàng sẽ có những hình thức xử phạt, tái xuất….nếu không có vấn đề gì thì được thông quan
c. Chuẩn bị 1 bộ hồ sơ bao gồm:
- Giấy giới thiệu của công ty đứng tên trên trên tờ khai
- Commercial Invoice
- Packing List
- Sales contract
- Certificate of Origin (nếu có)
- Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (thông báo kết quả phân luồng).
Mang bộ hồ sơ trên đến chi cục hải quan cửa khẩu nơi hàng đến. Nhân viên giao nhận xếp hồ sơ của mình vào chỗ phân hồ sơ tại chi cục hải quan đó. Họ sẽ ghi lên tờ khai tên hải quan tiếp nhận tờ khai đó.
d. Khi hải quan tiếp nhận nhận hồ sơ, chờ hải quan đó xem xét hồ sơ của mình. Nếu có bất kỳ sai sót gì thì hải quan tiếp nhận sẽ liên lạc với nhân viên ngay. Nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra thông tin rồi thông báo lại với hải quan tiếp nhận.
Khi tờ khai không còn sai sót gì, nhân viên Hải quan sẽ tra thuế trên hệ thống. Nếu tờ khai có thuế thì Forwarder sẽ nộp thuế trước khi thông quan tờ khai. Khi đóng tiền thuế xong sẽ được cập nhật trên hệ thống kèm với tờ khai hải quan không có sai sót, thì tờ khai sẽ được thông quan. Khi tờ khai được thông quan, nhân viên sẽ truy cập hệ thống https://www.customs.gov.vn/, sau đó in mã vạch.
Ngoài ra tại Hải Phòng, doanh nghiệp còn phải đóng tiền phí sử dụng công trình kết cầu hạ tầng công trình dịch vụ, tiện ích công cộng trong khu vực các cửa 27 khẩu cảng biển Hải Phòng: 500.000 VNĐ/cont40’, 250.000VNĐ/cont20’ và hàng lẻ trên 1 tấn và hàng rời.
Bước 4: Đổi lệnh ở cảng và lấy hàng hóa
Sau khi lấy được D/O và hoàn tất thủ tục thông quan tờ khai, nhân viên giao nhận xuống cảng thực hiện thủ tục tại cảng đổi lệnh. Nhân viên sẽ phải chuẩn bị giấy tờ chứng từ để mang xuống cảng đổi phiếu giao nhận container (EIR) gồm có:
- Giấy giới thiệu công ty nhập khẩu
- Tờ khai hải quan đã thông quan
- Mã vạch hải quan
- Cơ sở hạ tầng
- D/O (trong trường hợp này là cả D/O do hãng tàu phát hành)
- CMTNN photo
- Giấy cược vỏ container
- Tiền đóng nâng hạ cont
- Tiền ký hải quan giám sát kho bãi Nhân viên đi lấy lệnh mang tất cả chứng từ trên đến cảng để làm thủ tục đổi lệnh ở cảng.
a. Ký hải quan giám sát.
Nhân viên giao nhận mang: tờ khai hải quan đã thông quan, mã vạch, cơ sở hạ tầng mang qua phòng hải quan giám sát kho bãi. Sau khi kiểm tra trên hệ thống nếu thấy không có vấn đề gì, hải quan sẽ đóng dấu lên tờ mã vạch.
b. Đổi lệnh nâng hàng.
Nhân viên giao nhận xếp chứng từ: tờ mã vạch (đã đóng dấu của hải quan), lệnh giao hàng, giấy cược vỏ, giấy giới thiệu (nếu cần) vào khay của quầy thủ tục của cảng. Đợi đến khi đến lượt, thương vụ ở cảng gọi tên thì tiến hàng giao dịch. Sau khi, đóng tiền nâng hạ cont, thương vụ ở cảng sẽ cấp cho phiếu giao nhận container (EIR).
Bước 5: Lái xe nhận phiếu giao nhận (Equipment Interchange Receipt – EIR) để đi lấy hàng hóa
Nhân viên đi lấy lệnh sẽ gửi phiếu giao nhận container và lệnh hạ vỏ cho người lái xe để họ vào cảng lấy cont. Trường hợp rút hàng tại cảng, nhân viên giao nhận sẽ cầm phiếu EIR vào trong cảng để làm thủ tục hạ container rút hàng. Trường hợp kéo hàng về kho riêng, lái xe sẽ cầm phiếu giao nhận (EIR) vào cảng làm thủ tục kéo container hàng về kho hàng riêng của khách hàng.
Trước khi kéo container ra khỏi cảng, lái xe sẽ kiểm tra tình trạng hiện tại của vỏ cont, nắp container và số container, số chì. Khi hàng hóa về được đến kho riêng của khách hàng, nhân viên giao nhận có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu số cont, số chì, bố trí người bốc xếp, dỡ hàng hóa vào trong kho, sau đó sẽ dùng kìm để cắt chì.
Bước 6: Lái xe trả vỏ container rỗng về bãi container
Trường hợp rút hàng tại cảng, thì container rỗng đã ở tại cảng sau khi rút hàng xong chỉ cần nhân viên giao nhận cảng xác nhận tình trạng container và xuất cho mình 1 phiếu EIR Trường hợp kéo hàng về kho riêng, lái xe kéo vỏ rỗng về hạ bãi ( đã được ghi trên liên cược). Tại bãi nhận vỏ rỗng, nhân viên giao nhận bãi sẽ kiểm tra tình trạng hiện tại của vỏ container có bị thiệt hại, hỏng hóc cần sửa chữa hay không và ghi vào phiếu EIR hạ vỏ rỗng tình trạng của vỏ container. Lái xe gửi lại cả hai phiếu EIR cho công ty giao nhận (phiếu nâng hàng và hạ vỏ). Sau đó, nhân viên đi lấy lệnh sẽ cầm phơi nâng, hạ cùng với tờ giấy cược container lên hàng tàu lấy lại tiền cược vỏ cont.
Bước 7: Nhân viên đi lấy lệnh lên hãng tàu lấy tiền cược vỏ container
Nhân viên lấy lệnh mang tất cả các phơi nâng, hạ từ lái xe, phiếu tạm thu cược vỏ để lên hãng tàu lấy lại tiền cược vỏ container. 29 Nếu không hỏng hóc gì thì nhân viên lấy lại 100% số tiền cược vỏ cont, còn nếu có hỏng hóc, hư hại cần sửa chữa thì hãng tàu sẽ trừ vào tiền cược vỏ.
Bước 8: Nhân viên lấy lệnh tập hợp tất cả hóa đơn để thanh toán với kế toán của công ty
Nhân viên giao nhận sẽ giữ lại tất cả các hóa đơn mang về công ty thông báo cho kế toán. Kế toán sẽ tập hợp và tính toán các khoản chi phí và báo cáo với giám đốc biết để yêu cầu khách hàng thanh toán các khoản chi phí cho công ty. Kết thúc quy trình nhập khẩu hàng hóa cho một lô hàng FCL.
Trong mỗi quy trình thực hiện, Lacco sẽ có nhân viên chuyên trách thực hiện nhằm đảm bảo thực hiện hồ sơ và đi giấy tờ nhanh chóng. Như vậy sẽ giúp đơn vị nhập hàng FCL nhanh chóng nhận được hàng từ bên xuất khẩu. Do đó, Lacco luôn được khách hàng đánh giá là đơn vị có tốc độ giải quyết nhanh chóng với đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao.
