Các loại chứng từ có liên quan đến giao nhận, vận chuyển hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển

Để đảm bảo quyền lợi cũng như thực hiện đầy đủ yêu cầu của các bên liên quan, khi giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩubằng đường biển, chủ hàng và đơn vị giao nhận cần phải chuẩn bị đầy đủ các thủ tục, hồ sơ để xuất trình cho các cơ quan quản lý chuyên môn theo yêu cầu. Cụ thể, các chứng từ được dùng trong giao nhận hàng xuất – nhập khẩu gồm những chứng từ sau.

Chứng từ sử dụng đối với hàng xuất khẩu

Khi xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển, bên giao nhận và gửi hàng cần phỉa chuẩn bị hàng hóa từ khi thông quan cho đến khi hàng được xếp lên tàu. Trong quá trình đó, đơn vị giao nhận và chủ hàng phải xuất trình được các thủ tục về: Chứng từ hải quan, Chứng từ với cảng và tầu, Chứng từ khác. Cụ thể như sau:

Chứng từ hải quan

Văn bản cho phép xuất khẩu của bộ thương mại hoặc bộ quản lý chuyên ngành (đối với hàng xuất khẩu có điều kiện): 1 bản chính

- Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu: 2 bản chính

- Bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương đương

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp (chỉ nộp một lần khi đăng ký làm thủ tục cho lô hàng đầu tiên tại mỗi điểm làm thủ tục hải quan).

- 02 bản chính bản kê chi tiết hàng hoá - cargo list (đối với hàng không đồng nhất)

Chứng từ với cảng và tàu

Chủ hàng sẽ ủy thác cho người giao nhận hoặc trực tiếp liên hệ với cảng và tàu để sắp xếp tàu vận chuyển hàng. Các chứng từ cần chuẩn bị gồm:

- Chỉ thị xếp hàng (shipping note): Chỉ thị của người gửi hàng cho công ty vận tải và cơ quan quản lý cảng, công ty xếp dỡ, cung cấp

- Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt): Đây là chứng từ do thuyền phó phụ trách về gửi hàng cấp cho người gửi hay chủ hàng xác nhận tàu đã nhận xong hàng.

- Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading)

- Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest): Cung cấp số liệu thông kê về xuất nhập khẩu và là cơ sở để công ty vận tải (tàu) dùng để đối chiếu lúc dỡ hàng

- Phiếu kiểm đếm (Dock sheet & Tally sheet): Phiếu ghi số lượng hàng hoá đã được giao nhận tại cầu do nhân viên kiểm đếm chịu trách nhiệm ghi chép.

- Sơ đồ xếp hàng (Ship’s stowage plan): bản vẽ vị trí sắp xếp hàng trên tàu

Chứng từ khác

Ngoài các chứng từ xuất trình hải quan và giao dịch với cảng, tầu, chủ hàng cần chuẩn bị thêm một số loại chứng từ khác về hàng hoá, chứng từ về bảo hiểm, chứng từ về thanh toán... để cung cấp cho đơn vị nhận ủy thác làm người giao nhận như:

- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)

- Hoá đơn thương mại (Commercial invoice)

- Phiếu đóng gói (Packing list)

- Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng (Certificate of quantity/weight)

- Chứng từ bảo hiểm: thường được dùng là đơn bảo hiểm (Insurance Policy) hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate).

Chứng từ phát sinh trong giao nhận hàng nhập khẩu

Khi nhận hàng nhập khẩu, bên giao nhận sẽ phải kiểm tra, phát hiện tình trạng cụ thể so với ban đầu để có những phương án giải quyết kịp thời nếu xảy ra tình trạng thiếu hụt, mất mát, tổn thất….hàng hóa để đòi quyền lợi cho người nhập khẩu khi khiếu nại đòi bồi thường.

Khi đó, chủ hàng cần cung cấp cho bên giao nhận các thủ tục, chứng từ làm cơ sở pháp lý đòi bồi thường gồm:

Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report on receipt of cargo- ROROC): Biên bản được lập giữa cảng với tàu sau khi đã dỡ xong lô hàng hoặc toàn bộ số hàng trên tàu để xác nhận số lượng thực tế đã giao nhận tại cảng dỡ hàng qui định.

Biên bản kê khai hàng thừa thiếu (Certificate of shortlanded cargo- CSC): Khi giao nhận hàng với tàu, nếu số lượng hàng hoá trên ROROC chênh lệch so với số lượng khai thì người nhận hàng phải yêu cầu lập biên bản hàng thừa thiếu.

Biên bản hàng hư hỏng đổ bỡ (Cargo outum report- COR): Trong trường hợp hàng hóa xảy ra hiện tượng bị vỡ, bóp méo hay hư hỏng thì đại diện cảng và hãng tàu sẽ lập biên bản xác nhận tình trạng hàng bị hỏng do quá trình vận chuyển trên tàu.

Biên bản giám định phẩm chất (Survey report of quality): Ðây là văn bản xác nhận phẩm chất thực tế của hàng hoá tại nước người nhập khẩu (tại cảng đến) do cơ quan giám định chuyên nghiệp cấp

Biên bản giám định của công ty bảo hiểm: văn bản xác nhận những tổn thất, rủi rõ thực tế của lô hàng đã được bảo hiểm do công ty bảo hiểm cấp để làm căn cứ cho việc bồi thường tổn thất.

Thư khiếu nại: Yêu cầu các đơn vị có liên quan bồi thường lượng hàng bị mất hoặc hư hỏng theo các quy định đã nêu rõ trong hợp đồng.

Thư dự kháng (Letter of reservation): Khi nhận hàng tại cảng đích, nếu người nhận hàng thấy có nghi ngờ gì về tình trạng tổn thất của hàng hoá thì phải lập thư dự kháng để bảo lưu quyền khiếu nại đòi bồi thường các tổn thất về hàng hoá của mình.

Giao nhận vận tải đường biển là hình thức vận chuyển quốc tế rất phổ biến với số lượng hàng vận chuyển lớn và tối ưu được chi phí nhưng cũng tồn tại nhiều rủi ro. Do đó, để đảm bảo quyền lợi cho các bên, chủ hàng cần làm việc với đơn vị giao nhận vận tải quốc tế chuyên nghiệp để đảm bảo mỗi quy trình được thực hiện cẩn thận. Chuẩn bị đầu đủ hồ sơ, chứng từ để đảm bảo quyền lợi tối đa trong mỗi trường hợp.

Quý vị cần hỗ trợ thêm về dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế đường biển, hãy liên hệ ngay với Công ty Lacco để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết. Với kinh nghiệm gần 20 năm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế và các dịch vụ hải quan, sở hữu đội ngũ chuyên viên và chuyên gia chuyên nghiệp trong ngành, chúng tôi đảm bảo cung cấp những dịch vụ chất lượng nhất đến quý khách.

Chi tiết liên hệ:

Hotline: +84906 23 55 99

Email: info@lacco.com.vn 

Website: https://lacco.com.vn/