12 rủi ro trong xuất nhập khẩu và cách giảm thiểu rủi ro

Rủi ro trong xuất nhập khẩu có thể phát sinh ở bất kỳ khâu nào. Chỉ một sai sót nhỏ về mã HS, trị giá, xuất xứ hoặc chứng từ cũng có thể khiến doanh nghiệp phát sinh chi phí, chậm thông quan, bị xử phạt hoặc thậm chí mất cơ hội kinh doanh. Đặc biệt, khi hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng chịu tác động bởi các yêu cầu về tuân thủ, kiểm tra chuyên ngành và quản trị dữ liệu, doanh nghiệp cần chủ động nhận diện rủi ro ngay từ trước khi lô hàng được vận chuyển.

Trong bài viết dưới đây, Lacco Logistics tổng hợp 12 rủi ro thường gặp trong xuất nhập khẩu, nguyên nhân và giải pháp giúp doanh nghiệp hạn chế tổn thất.

12 rủi ro thường gặp trong xuất nhập khẩu

1. Rủi ro về chứng từ xuất nhập khẩu

Chứng từ là cơ sở quan trọng để thực hiện giao dịch thương mại, vận chuyển và thông quan hàng hóa. Một trong những rủi ro phổ biến nhất là chứng từ xuất nhập khẩu bị sai, thiếu hoặc không thống nhất thông tin.

Một bộ hồ sơ có thể bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương – Sales Contract.
• Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice.
• Phiếu đóng gói – Packing List.
• Vận đơn – Bill of Lading/Air Waybill.
• Chứng nhận xuất xứ – C/O.
• Chứng từ bảo hiểm nếu có.
• Giấy phép xuất nhập khẩu.
• Chứng từ kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hoặc kiểm tra chuyên ngành.
• Các chứng từ kỹ thuật khác tùy từng mặt hàng.

Các lỗi như sai tên hàng, số lượng, trọng lượng, điều kiện giao hàng, thông tin người mua – người bán hoặc thông tin trên các chứng từ không đồng nhất có thể khiến doanh nghiệp phải chỉnh sửa hồ sơ, khai bổ sung hoặc làm việc lại với các bên liên quan.

Hậu quả: chậm thông quan, phát sinh phí lưu kho, lưu bãi, lưu container và ảnh hưởng đến kế hoạch giao hàng.

2. Rủi ro sai mã HS Code

Mã HS Code quyết định nhiều yếu tố quan trọng như thuế suất, chính sách quản lý hàng hóa, giấy phép và yêu cầu kiểm tra chuyên ngành.

Nếu doanh nghiệp áp sai mã HS, có thể dẫn đến:

• Khai sai thuế suất.
• Nộp thiếu hoặc thừa thuế.
• Hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành nhưng doanh nghiệp không biết.
• Phải khai bổ sung.
• Có nguy cơ bị truy thu thuế hoặc xử lý vi phạm theo quy định.
• Kéo dài thời gian thông quan.

Đây là lý do việc xác định mã HS trước khi ký hợp đồng hoặc nhập khẩu hàng hóa rất quan trọng.

Đối với những mặt hàng mới, hàng có cấu tạo phức tạp hoặc nhiều công dụng, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ mô tả hàng hóa, thành phần, tính chất, công dụng và hồ sơ kỹ thuật trước khi lựa chọn mã HS.

Bạn nên biết: Khai sai mã HS code có bị phạt không? Mức xử phạt mới nhất

3. Rủi ro về trị giá hải quan và thuế

Trị giá khai báo là một yếu tố quan trọng trong quá trình xác định nghĩa vụ thuế của hàng hóa xuất nhập khẩu.

Doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi:

• Khai sai trị giá hàng hóa.
• Không tính đúng các khoản điều chỉnh theo quy định.
• Hiểu sai điều kiện Incoterms.
• Chứng từ thanh toán không phù hợp.
• Giá khai báo không có đầy đủ hồ sơ chứng minh.
• Không cập nhật chính sách thuế mới.

Trong bối cảnh quản lý hải quan ngày càng dựa nhiều hơn vào dữ liệu và quản trị rủi ro, tính chính xác và nhất quán của dữ liệu khai báo càng trở nên quan trọng. Lacco cũng lưu ý rằng doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như hợp đồng, invoice, chứng từ thanh toán và chứng từ vận tải khi cần chứng minh trị giá khai báo.

4. Rủi ro không nắm rõ chính sách mặt hàng

Không phải hàng hóa nào cũng được phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu tự do.

Một số mặt hàng có thể phải:

• Xin giấy phép nhập khẩu/xuất khẩu.
• Kiểm dịch.
• Kiểm tra an toàn thực phẩm.
• Kiểm tra chất lượng.
• Công bố sản phẩm.
• Đăng ký kiểm tra chuyên ngành.
• Đáp ứng các điều kiện riêng theo từng quốc gia.

Nếu doanh nghiệp chỉ kiểm tra thủ tục sau khi hàng đã về cảng hoặc đến cửa khẩu, nguy cơ phát sinh chi phí và thời gian chờ đợi là rất lớn.

Nguyên tắc quan trọng: cần kiểm tra chính sách quản lý mặt hàng trước khi ký hợp đồng và trước khi đưa hàng lên phương tiện vận chuyển.

5. Rủi ro về xuất xứ hàng hóa và C/O

Chứng nhận xuất xứ (C/O) có thể giúp hàng hóa đáp ứng điều kiện để hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do.

Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro nếu:

• Không đáp ứng quy tắc xuất xứ.
• Khai sai thông tin trên C/O.
• C/O không phù hợp với bộ chứng từ.
• Không kiểm tra đúng mẫu C/O.
• Không đáp ứng yêu cầu về hồ sơ chứng minh xuất xứ.
• Nộp chứng từ không đúng thời hạn hoặc hình thức được yêu cầu.

Việc không được hưởng ưu đãi thuế có thể khiến chi phí nhập khẩu tăng đáng kể.

Vì vậy, doanh nghiệp nên xác định quy tắc xuất xứ và khả năng hưởng ưu đãi thuế ngay từ giai đoạn lập kế hoạch xuất nhập khẩu.

Bạn nên biết: Khai sai xuất xứ hàng hóa nhập khẩu có bị phạt không, phạt bao nhiêu?

6. Rủi ro hàng hóa bị giữ hoặc kiểm tra thực tế

Sau khi khai báo, tờ khai có thể được phân luồng để kiểm tra theo hệ thống quản lý rủi ro.

Trong thực tế, doanh nghiệp có thể gặp:

• Kiểm tra hồ sơ.
• Kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Yêu cầu giải trình thông tin.
• Yêu cầu bổ sung chứng từ.

Quy trình giao nhận FCL nhập khẩu cũng cho thấy việc kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian nhận hàng.

Nếu hàng bị kiểm tra trong khi chứng từ hoặc thông tin khai báo chưa chính xác, thời gian xử lý có thể kéo dài và phát sinh thêm chi phí.

7. Rủi ro về vận chuyển và lịch tàu

Ngoài rủi ro pháp lý và chứng từ, doanh nghiệp còn phải đối mặt với rủi ro logistics. Một số tình huống thường gặp:

• Tàu hoặc chuyến bay bị delay.
• Thay đổi lịch tàu.
• Hủy chuyến.
• Tắc nghẽn cảng.
• Thiếu container.
• Hàng bị chuyển tải.
• Thời tiết xấu.
• Biên giới hoặc cửa khẩu ùn tắc.
• Thay đổi tuyến vận chuyển.

Những yếu tố này có thể khiến hàng đến chậm so với kế hoạch, ảnh hưởng đến sản xuất, tồn kho và tiến độ giao hàng cho khách hàng.

8. Rủi ro hàng hóa hư hỏng, mất mát

Trong quá trình vận chuyển quốc tế, hàng hóa có thể bị:

• Vỡ, móp méo.
• Thấm nước.
• Hư hỏng do nhiệt độ.
• Thiếu hụt số lượng.
• Mất mát.
• Hỏng bao bì.
• Biến chất đối với hàng thực phẩm, nông sản hoặc hàng đông lạnh.

Đối với hàng nhạy cảm với nhiệt độ, việc kiểm soát điều kiện bảo quản trong suốt hành trình đặc biệt quan trọng.

Doanh nghiệp nên lựa chọn phương thức vận tải phù hợp, đóng gói đúng tiêu chuẩn và cân nhắc mua bảo hiểm hàng hóa đối với những lô hàng có giá trị cao hoặc mức độ rủi ro lớn.

9. Rủi ro về thanh toán quốc tế

Đối với giao dịch với đối tác nước ngoài, doanh nghiệp cũng có thể gặp rủi ro liên quan đến thanh toán. Ví dụ:

• Đối tác thanh toán chậm.
• Không thanh toán.
• Sai thông tin tài khoản.
• Tranh chấp về chất lượng hàng hóa.
• Tranh chấp về điều kiện thanh toán.
• Rủi ro tỷ giá.
• Rủi ro khi sử dụng phương thức thanh toán không phù hợp.

Do đó, doanh nghiệp cần đánh giá năng lực và độ tin cậy của đối tác trước khi giao dịch, đồng thời lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp với mức độ rủi ro của từng hợp đồng.

10. Rủi ro do lựa chọn sai Incoterms

Incoterms quy định nhiều trách nhiệm quan trọng giữa người mua và người bán như chi phí vận chuyển, điểm chuyển giao rủi ro, bảo hiểm và trách nhiệm thực hiện thủ tục. Nếu doanh nghiệp lựa chọn điều kiện Incoterms không phù hợp với năng lực thực tế, chi phí logistics có thể tăng cao hoặc doanh nghiệp phải chịu những trách nhiệm mà mình chưa chuẩn bị.

Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần hiểu rõ:

• Ai chịu chi phí vận tải?
• Ai mua bảo hiểm?
• Rủi ro chuyển giao tại đâu?
• Ai làm thủ tục xuất khẩu?
• Ai làm thủ tục nhập khẩu?
• Ai chịu các loại phí phát sinh?

11. Rủi ro về thời gian và chi phí phát sinh

Một trong những hậu quả dễ nhận thấy nhất của các rủi ro xuất nhập khẩu là chi phí phát sinh ngoài dự kiến.

Ví dụ:

Sai chứng từ → chậm thông quan → lưu kho/lưu bãi → phát sinh chi phí → giao hàng chậm → ảnh hưởng khách hàng.

Hoặc:

Sai mã HS → xác định sai chính sách → phải điều chỉnh hồ sơ → kéo dài thời gian thông quan → tăng chi phí vận hành.

Các khoản chi phí này đôi khi không nằm trong báo giá ban đầu nhưng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của lô hàng.

12. Rủi ro do thiếu kinh nghiệm và nhân sự chuyên môn

Đây là rủi ro thường gặp ở doanh nghiệp mới bắt đầu xuất nhập khẩu hoặc doanh nghiệp có tần suất giao dịch quốc tế chưa cao.

Nhân sự thiếu kinh nghiệm có thể gặp khó khăn trong:

• Kiểm tra chứng từ.
• Xác định HS Code.
• Xác định chính sách mặt hàng.
• Khai báo hải quan.
• Xử lý tờ khai luồng vàng, luồng đỏ.
• Chuẩn bị C/O.
• Làm kiểm tra chuyên ngành.
• Xử lý các tình huống phát sinh tại cảng/cửa khẩu.

Trong khi đó, chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể kéo theo nhiều chi phí liên quan.

Làm thế nào để hạn chế rủi ro trong xuất nhập khẩu?

Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình kiểm soát trước – trong – sau mỗi lô hàng.

Trước khi xuất nhập khẩu

• Kiểm tra đối tác.
• Kiểm tra chính sách mặt hàng.
• Xác định HS Code.
• Kiểm tra thuế suất.
• Kiểm tra quy tắc xuất xứ.
• Lựa chọn Incoterms phù hợp.
• Kiểm tra giấy phép và kiểm tra chuyên ngành.
• Dự toán toàn bộ chi phí logistics.

Trong quá trình làm thủ tục

• Kiểm tra tính thống nhất của chứng từ.
• Khai báo chính xác.
• Theo dõi tình trạng tờ khai.
• Chủ động xử lý khi có yêu cầu bổ sung hồ sơ.
• Theo dõi lịch tàu/chuyến bay.
• Kiểm soát thời gian lưu container, lưu bãi.

Sau khi thông quan

- Kiểm tra hàng hóa khi nhận.

- Lưu trữ hồ sơ.

- Đối chiếu chi phí thực tế.

- Kiểm tra nghĩa vụ thuế.

- Rút kinh nghiệm cho các lô hàng tiếp theo.

Lacco giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro xuất nhập khẩu?

Thay vì tự xử lý toàn bộ các khâu và phải đối mặt với nhiều rủi ro nghiệp vụ, doanh nghiệp có thể lựa chọn một đơn vị logistics và đại lý hải quan chuyên nghiệp để đồng hành.

Lacco Logistics – Với gần 20 năm kinh nghiệm cung cấp các dịch vụ logistics, từ khai báo hải quan, vận tải quốc tế đường biển/đường hàng không đến xin giấy phép chuyên ngành, C/O, hun trùng, kiểm dịch và kiểm tra chất lượng. Đến với Lacco, các bạn sẽ được cung cấp các giải pháp logistics phù hợp nhằm hỗ trợ doanh nghiệp khai đúng, khai đủ và hạn chế các rủi ro trong quá trình thông quan. Cụ thể, Lacco có thể hỗ trợ doanh nghiệp:

- Kiểm tra chứng từ trước khi khai báo.

- Tư vấn HS Code và chính sách mặt hàng.

- Khai báo và xử lý thủ tục hải quan.

- Hỗ trợ các trường hợp luồng vàng, luồng đỏ và kiểm hóa.

- Hỗ trợ C/O, kiểm dịch, hun trùng và giấy phép chuyên ngành.

- Tư vấn phương án vận chuyển quốc tế phù hợp.

- Theo dõi lô hàng trong quá trình vận chuyển.

- Phối hợp xử lý các tình huống phát sinh.

- Tối ưu thời gian và chi phí logistics cho doanh nghiệp.

Lacco không chỉ thực hiện một công đoạn riêng lẻ mà hướng tới việc cung cấp giải pháp logistics và xuất nhập khẩu xuyên suốt, giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro từ khâu chuẩn bị chứng từ đến khi hàng hóa được thông quan và giao về kho.

Câu hỏi thường gặp về rủi ro trong xuất nhập khẩu

1. Những rủi ro trong xuất nhập khẩu thường gặp là gì?

Những rủi ro phổ biến trong xuất nhập khẩu bao gồm: sai hoặc thiếu chứng từ, áp sai mã HS Code, khai sai trị giá hải quan, không nắm rõ chính sách mặt hàng, thiếu giấy phép hoặc chứng từ kiểm tra chuyên ngành, hàng hóa bị kiểm tra thực tế, chậm thông quan, hàng hóa hư hỏng hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển, rủi ro thanh toán và các chi phí phát sinh ngoài dự kiến.

2. Rủi ro sai mã HS Code có nghiêm trọng không?

Có. Sai mã HS Code có thể dẫn đến xác định sai thuế suất, chính sách quản lý hàng hóa hoặc yêu cầu kiểm tra chuyên ngành. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể phải khai bổ sung, điều chỉnh nghĩa vụ thuế và xử lý các vấn đề liên quan đến vi phạm khai báo.

Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra và xác định HS Code phù hợp trước khi thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu.

3. Làm thế nào để hạn chế rủi ro khi làm thủ tục hải quan?

Doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách mặt hàng, HS Code, thuế suất và bộ chứng từ trước khi khai báo. Đồng thời, cần đảm bảo các thông tin như tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá, xuất xứ và điều kiện giao hàng thống nhất giữa các chứng từ.

Với những mặt hàng phức tạp hoặc doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm, có thể sử dụng dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp để giảm thiểu sai sót.

4. Hàng hóa bị luồng đỏ có phải là rủi ro không?

Không nhất thiết. Luồng đỏ đồng nghĩa với việc hàng hóa thuộc diện kiểm tra thực tế theo quy trình quản lý hải quan. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, khai báo chính xác và hàng hóa phù hợp với nội dung khai báo thì quá trình kiểm tra có thể được xử lý theo quy định.

Rủi ro thường tăng lên khi hồ sơ không đầy đủ, thông tin khai báo không chính xác hoặc hàng hóa thực tế không phù hợp với chứng từ.

5. Những loại hàng hóa nào có nhiều rủi ro khi xuất nhập khẩu?

Các nhóm hàng có yêu cầu quản lý đặc biệt thường cần được kiểm tra kỹ trước khi thực hiện giao dịch, chẳng hạn như thực phẩm, nông sản, dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất, máy móc thiết bị, hàng đông lạnh và các mặt hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành.

Tuy nhiên, mức độ rủi ro phụ thuộc vào từng mặt hàng, quốc gia xuất nhập khẩu, chính sách tại thời điểm thực hiện và bộ hồ sơ của doanh nghiệp.

6. Rủi ro xuất nhập khẩu có thể làm tăng những chi phí nào?

Một sai sót trong quá trình xuất nhập khẩu có thể kéo theo nhiều khoản chi phí như:

• Phí lưu container.
• Phí lưu bãi.
• Phí lưu kho.
• Phí kiểm hóa.
• Chi phí sửa đổi hoặc bổ sung chứng từ.
• Chi phí vận chuyển phát sinh.
• Chi phí kiểm tra, giám định hoặc kiểm tra chuyên ngành.
• Chi phí do giao hàng chậm.
• Các khoản thuế hoặc nghĩa vụ tài chính phát sinh nếu khai báo chưa chính xác.

Tham khảo thêm: Các loại phụ phí phải thu trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

Do đó, phòng ngừa rủi ro ngay từ đầu thường giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hơn so với xử lý hậu quả sau khi lô hàng đã phát sinh vấn đề.

7. Có nên thuê đơn vị logistics để hạn chế rủi ro xuất nhập khẩu không?

Có, đặc biệt đối với doanh nghiệp mới xuất nhập khẩu, doanh nghiệp có nhiều lô hàng hoặc những mặt hàng có yêu cầu thủ tục phức tạp.

Một đơn vị logistics có kinh nghiệm có thể hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra chứng từ, tư vấn HS Code và chính sách mặt hàng, khai báo hải quan, thực hiện thủ tục chuyên ngành, theo dõi vận chuyển và phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh.

8. Lacco có thể hỗ trợ doanh nghiệp xử lý những rủi ro nào?

Lacco cung cấp các giải pháp logistics và thủ tục xuất nhập khẩu, hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu kiểm tra chứng từ, tư vấn thủ tục, khai báo hải quan đến vận chuyển và xử lý các vấn đề phát sinh.

Tùy từng loại hàng và tuyến vận chuyển, Lacco có thể hỗ trợ các dịch vụ như khai báo hải quan, vận tải quốc tế, C/O, kiểm dịch, hun trùng, giấy phép chuyên ngành và kiểm tra chất lượng.

Mục tiêu là giúp doanh nghiệp chủ động nhận diện rủi ro từ trước khi hàng được vận chuyển, hạn chế sai sót trong quá trình thông quan và kiểm soát tốt hơn thời gian, chi phí logistics.

9. Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin gì để Lacco tư vấn lô hàng?

Để đánh giá sơ bộ phương án xuất nhập khẩu, doanh nghiệp nên cung cấp những thông tin cơ bản như:

• Tên hàng và mô tả hàng hóa.
• Số lượng, trọng lượng hoặc thể tích.
• Nước xuất khẩu và nước nhập khẩu.
• Cảng đi và cảng đến.
• Loại hình xuất khẩu/nhập khẩu.
• Thông tin về người mua và người bán.
• Hợp đồng hoặc Invoice/Packing List nếu đã có.
• Thời gian dự kiến xuất nhập khẩu.
• Các yêu cầu đặc biệt đối với hàng hóa nếu có.

Từ những thông tin này, Lacco có thể tư vấn phương án vận chuyển và các thủ tục cần chuẩn bị phù hợp hơn với từng lô hàng.

10. Khi nào doanh nghiệp nên liên hệ đơn vị logistics?

Doanh nghiệp nên liên hệ đơn vị logistics ngay từ trước khi ký hợp đồng hoặc đặt hàng, đặc biệt với những lô hàng mới, tuyến vận chuyển mới hoặc mặt hàng có yêu cầu quản lý đặc biệt.

Việc tư vấn sớm giúp doanh nghiệp xác định trước các yêu cầu về HS Code, thuế, giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, chứng từ và phương án vận chuyển. Qua đó hạn chế tình trạng hàng đã về cảng nhưng mới phát hiện thiếu giấy tờ hoặc chưa đáp ứng điều kiện nhập khẩu.

Kết luận

Rủi ro trong xuất nhập khẩu là điều khó tránh khỏi, nhưng doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động nhận diện và giảm thiểu bằng cách chuẩn hóa quy trình, kiểm soát chứng từ, cập nhật chính sách và lựa chọn đối tác logistics có năng lực.

Một lô hàng xuất nhập khẩu thành công không chỉ là hàng hóa được vận chuyển từ điểm A đến điểm B, mà còn phải đảm bảo đúng pháp lý, đúng chứng từ, đúng thời gian và kiểm soát tốt chi phí.

Nếu bạn đang có nhu cầu vận chuyển quốc tế, khai báo hải quan, xin giấy phép chuyên ngành hoặc cần tư vấn phương án xuất nhập khẩu, hãy liên hệ Lacco để được tư vấn phương án phù hợp với từng loại hàng và tuyến vận chuyển. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của Lacco sẽ đồng hành cùng bạn tối ưu thời gian, chi phí và giảm thiểu tối đa các rủi ro trong xuất nhập khẩu.

Hotline: 0906 23 55 99
Email: info@lacco.com.vn
Website: https://lacco.com.vn/.